E-mel merupakan antara komunikasi yang popular masa kini dan Inbox anda pasti sentiasa penuh dengan memo dan surat elektronik. Dengan ratusan e-mel setiap hari agak susah hendak mengendalikannya dan pasti ada di antara e-mel tersebut tidak dapat dibaca. Untuk memudahkan tugas harian Microsoft Outlook mempunyai fungsi Find bagi memudahkan carian pesanan.

Untuk memulakannya, klik bebutang Find pada menu utama dan sebuah tetingkap carian akan muncul di atas folder senarai mesej. Untuk melakukan carian cepat, taipkan sebuah perkataan atau dua pada ruang Find dan klik bebutang Find Now. Pastikan anda menanda kekotak Search All Text In The Message. Keputusan carian akan terpapar pada bahagian bawah tetingkap Find. Untuk kembali ke kandungan folder asal, klik pada Clear Search atau tutup tetingkap carian dengan mengklik tetanda X di atas kanan tetingkap.

Ciri Find ini adalah untuk memudahkan carian asas. Jika anda mahukan carian yang lebih canggih, anda boleh lakukan pada Advanced Find di mana ia terletak pada sebelah atas kanan tetingkap Find. Anda juga boleh menekan CTRL-SHIFT-F.

Carian menyeluruh

Advanced Find membenarkan anda menentukan carian anda menurut ciri-ciri yang anda mahukan. Anda boleh membina carian berdasarkan kriteria seperti apa yang anda cari (Messages, Files, Notes atau Tasks), di mana hendak dicari dan kriteria yang hendak dicari bagi mengecilkan cara carian.

Mula-mula pergi ke ruangan Look For daripada menu. Antara kategori yang terdapat dalam Look For ialah Messages, Tasks, Appointments dan Meetings, atau apa sahaja yang terdapat pada Outlook. Kemudian anda boleh tentukan di mana Outlook harus mencari. Jika anda mahu ia mencari e-mel sahaja anda tidak perlu mengubah folder carian. Klik Browse untuk menandakan folder e-mel yang mana anda mahu cari. Anda boleh pilih lebih daripada satu folder. Untuk mencari pada folder tertentu anda pastikan yang tetanda pada Personal Folders dipadamkan. Klik OK setelah anda habis menanda.

Untuk pilihan yang lebih terperinci, Outlook telah membahagikan kriteria kepada tiga bahagian iaitu Message, More Choices, dan Advanced. Pada ruangan Message anda akan dapat melihat paparan yang biasa. Anda boleh masukkan apa yang hendak anda cari contohnya mesej e-mel, subjek e-mel, teks dalam mesej atau sebarang teks yang dikehendaki.

Anda juga boleh mencari dengan menggunakan nama penghantar atau penerima atau salinan (CC). Ia juga membenarkan anda menentukan masa penerimaan, penghantaran atau tarikh luput e-mel.

Selain daripada Messages, anda boleh gunakan More Choices bagi menentukan kategori carian seperti Business, Favorites atau Goals/Objectives. Carian juga boleh menggunakan ciri tambahan seperti e-mel yang sudah atau belum dibaca, e-mel dengan attachment atau tidak, e-mel yang ditentukan kepentingannya, e-mel yang ditentukan ciri teksnya samada besar atau kecil (Match case) atau menurut saiz fail yang diterima (dalam kilobyte).

Manakala bahagian Advanced pula kriteria carian yang telah ditentukan kepada ciri yang lebih terperinci. Klik pada Field dan anda boleh pilih sebarang medan Outlook daripada medan From sehingga medan Contact. Pilih mesan yang hendak anda gunakan klik Add To List. Anda mengubah kriteria carian sehingga anda dapat mencari apa yang anda hendaki.

Apabila anda klik bebutang Find Now, Outlook akan memulakan carian menerusi kriteria yang anda mahu. Ia akan menyenaraikan semua e-mel yang berkaitan dengan kriteria yang telah ditentukan. Anda boleh kwi-klik pada e-mel untuk memaparkan kandungan e-mel tersebut. Jika Advanced Find tidak dapat mencari apa yang anda mahu mungkin ia tidak wujud.